Attribuer des tâches et inviter

Confiez n'importe quelle tâche à une personne du projet ou à n'importe qui par e-mail. La personne la reçoit par e-mail avec un lien pour la marquer comme terminée, et vous suivez l'avancement sur le tableau Professionnel et plus.

Qui peut assigner

Professionnel comprend une place d'équipe : la plupart des tâches vont donc à des invités. Une personne jointe par e-mail n'utilise aucune place, et il n'y a « Pas besoin de compte Rankfender. »

Assigner une tâche

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   Ouvrez la tâche et cliquez sur « Assigner »

   Vous pouvez aussi choisir quelqu'un dans « Assigner à » avec « Ajouter une tâche », ou cliquer sur « Assigner » sur un article du calendrier.

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   Choisissez la personne

   Sous « Une personne du projet », « Choisir une personne ». Les membres dont l'équipe correspond au type de tâche apparaissent en premier (« Suggestion : équipe Contenu », puis « Les autres »). Ou saisissez une adresse sous « Ou l'envoyer à une adresse e-mail ».

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   Ajoutez une « Échéance » et un « Message (facultatif) »

   L'échéance place aussi la tâche dans le calendrier et déclenche les rappels.

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   Cliquez sur « Envoyer »

   Vous voyez « Tâche envoyée. La personne la reçoit par e-mail. »

• Une adresse qui appartient à un membre du projet devient une attribution normale à ce membre.
• Vous assigner vous-même n'envoie pas d'e-mail (« La tâche est à vous. »).
• Dans le calendrier, « Assigner cet article » crée une tâche « Review & publish » à faire pour la date de l'article.

Ce que reçoit la personne

Un e-mail avec la tâche, son type, l'échéance, pourquoi elle compte, votre message et deux liens : l'un pour ouvrir la tâche, l'autre pour la marquer comme terminée. Le lien d'un membre ouvre la tâche dans son tableau Planning ; celui d'un invité ouvre la page de tâche décrite plus bas. Les e-mails sont en anglais, ou en français pour les personnes qui utilisent Rankfender en français.

Modifier ou retirer

La fenêtre de la tâche affiche « Assignée à », avec « Envoyée le … » et « À faire pour le … ». « Réassigner » envoie la tâche à quelqu'un d'autre ; l'ancien lien ne fonctionne plus. « Retirer » la reprend. Si l'e-mail n'est pas parti, vous voyez « Assignée, mais l'e-mail n'est pas parti. Utilisez « Réassigner » pour le renvoyer. »

Rappels

Chaque jour à 08:00 UTC, chaque personne reçoit un e-mail avec ses tâches à faire pour le lendemain. Le lundi, l'e-mail liste aussi les tâches dont l'échéance est dépassée. Seules comptent les tâches datées et non terminées, et personne ne reçoit plus d'un rappel par jour.

La page de tâche des invités

Le lien de l'invité ouvre une page sans connexion. Elle affiche « De la part de … », l'échéance (ou « Était à faire pour le … »), « Pourquoi c'est important » et « Comment faire ».

Le bas de page indique « Envoyé avec Rankfender. Seules les personnes ayant ce lien peuvent voir cette tâche. » Un lien réassigné ou retiré affiche « Ce lien ne fonctionne plus ». Une tâche accepte 30 modifications par heure.

Suivre l'avancement

L'« Historique » de la tâche liste qui l'a assignée, chaque changement de statut et chaque note. Sur le tableau, le filtre « Personne » montre ce qu'a chaque membre ou invité. Quand une tâche assignée arrive dans Terminé, la personne qui l'a assignée reçoit un e-mail.