Asignar tareas e invitados
Da una tarea a un miembro o a cualquiera por correo, con recordatorios y una página donde el invitado marca su avance. Professional o superior.
Da cualquier tarea a alguien del proyecto o a quien quieras por correo. Lo recibe por correo con un enlace para marcarla como hecha, y tú sigues el avance en el tablero Professional o superior. Estas pantallas están en inglés en la app.
Quién puede asignar
| ¿Puede asignar? | |
|---|---|
| Plan del propietario del proyecto: Professional, Business, Agencies | Sí |
| Plan del propietario del proyecto: Essential, pago por uso | No: «Assigning tasks to people is part of the Pro, Business and Agencies plans.» |
| Rol: Propietario, Administrador, Editor | Sí |
| Rol: Lector | No: «Only the project owner, admins and editors can assign tasks.» |
Professional incluye una plaza de equipo, así que la mayoría de las tareas van a invitados: una persona a la que llegas por correo no usa plaza y no necesita cuenta («They don't need a Rankfender account.»).
Asignar una tarea
Abre la tarea y haz clic en «Assign»
También puedes elegir a alguien en «Assign to» al usar «Añadir tarea», o hacer clic en «Assign» en un artículo del calendario.
Elige a la persona
En «Someone on the project», «Choose a person». Los miembros cuyo equipo encaja con el tipo de tarea salen primero («Suggested: Content team», luego «Everyone else»). O escribe una dirección en «Or send it to an email».
Añade «Due date» y «Message (optional)»
La fecha límite también pone la tarea en el calendario y activa los recordatorios.
Haz clic en «Send»
Verás «Task sent. They'll get it by email.»
- Una dirección que pertenece a un miembro del proyecto se convierte en una asignación normal a ese miembro.
- Asignarte a ti mismo no envía correo («The task is yours.»).
- En el calendario, «Assign this article» crea una tarea «Review & publish» con la fecha del artículo.
Qué recibe la persona
Un correo con la tarea, su tipo, la fecha límite, por qué importa, tu mensaje y dos enlaces: uno para abrir la tarea y otro para marcarla como hecha. El enlace de un miembro abre la tarea en su tablero de Planificación; el de un invitado abre la página de tarea descrita abajo. Los correos están en inglés (o en francés para quien usa Rankfender en francés).
Cambiar o quitar
La ventana de la tarea muestra «Assigned to», con «Sent on …» y «Due …». «Reassign» envía la tarea a otra persona; el enlace anterior deja de funcionar. «Unassign» la retira. Si el correo falló, verás «Assigned, but the email didn't go out. Use Reassign to send it again.»
Recordatorios
Cada día a las 08:00 UTC, cada persona recibe un correo con sus tareas que vencen mañana. Los lunes, el correo incluye también las tareas vencidas. Solo cuentan las tareas con fecha que no están hechas, y nadie recibe más de un recordatorio al día.
La página de tarea para invitados
El enlace del invitado abre una página sin inicio de sesión. Muestra «From …», la fecha límite (o «Was due …»), «Why it matters» y «How to do it».
| En la página | Qué pasa |
|---|---|
| «I'm on it» | La tarea pasa a En curso en tu tablero. |
| «Mark as done» (con «Note (optional)») | La tarea pasa a Hechas y quien la envió recibe un correo. |
| El enlace de «hecha» del correo | Abre «Finished this task? Confirm with one click.» y «Yes, it's done». |
| «Question or note» + «Send» | La nota aparece en el «History» de la tarea, de tu lado. |
El pie dice «Sent with Rankfender. Only people with this link can see this task.» Un enlace reasignado o retirado muestra «This link doesn't work any more». Una tarea admite 30 cambios por hora.
Seguir el avance
El «History» de la tarea muestra quién la asignó, cada cambio de estado y cada nota. En el tablero, el filtro «Person» muestra lo que tiene cada miembro o invitado. Cuando una tarea asignada llega a Hechas, quien la asignó recibe un correo.
Nota
La página de tarea y los correos están en inglés o francés. Las plazas y los roles se explican en Miembros del equipo.