Atribuir tarefas e convidados
Passe uma tarefa a um membro ou a qualquer pessoa por e-mail, com lembretes e uma página onde o convidado marca o progresso. Professional ou superior.
Passe qualquer tarefa para alguém do projeto ou para qualquer pessoa por e-mail. Ela recebe por e-mail com um link para marcar como feita, e você acompanha no quadro Professional ou superior. Estas telas ficam em inglês no app.
Quem pode atribuir
| Pode atribuir? | |
|---|---|
| Plano do dono do projeto: Professional, Business, Agencies | Sim |
| Plano do dono do projeto: Essential, pagamento por uso | Não: «Assigning tasks to people is part of the Pro, Business and Agencies plans.» |
| Função: Proprietário, Administrador, Editor | Sim |
| Função: Visualizador | Não: «Only the project owner, admins and editors can assign tasks.» |
O Professional inclui um lugar na equipe, então a maioria das tarefas vai para convidados: quem você alcança por e-mail não ocupa lugar e não precisa de conta («They don't need a Rankfender account.»).
Atribuir uma tarefa
Abra a tarefa e clique em «Assign»
Você também pode escolher alguém em «Assign to» ao usar «Adicionar tarefa», ou clicar em «Assign» num artigo do calendário.
Escolha a pessoa
Em «Someone on the project», «Choose a person». Membros cuja equipe combina com o tipo da tarefa aparecem primeiro («Suggested: Content team», depois «Everyone else»). Ou digite um endereço em «Or send it to an email».
Adicione «Due date» e «Message (optional)»
O prazo também coloca a tarefa no calendário e ativa os lembretes.
Clique em «Send»
Você vê «Task sent. They'll get it by email.»
- Um endereço que pertence a um membro do projeto vira uma atribuição normal a esse membro.
- Atribuir a si mesmo não envia e-mail («The task is yours.»).
- No calendário, «Assign this article» cria uma tarefa «Review & publish» com prazo na data do artigo.
O que a pessoa recebe
Um e-mail com a tarefa, o tipo, o prazo, por que importa, sua mensagem e dois links: um para abrir a tarefa, outro para marcá-la como feita. O link de um membro abre a tarefa no quadro de Planejamento dele; o de um convidado abre a página da tarefa descrita abaixo. Os e-mails ficam em inglês (em francês para quem usa a Rankfender em francês).
Alterar ou remover
A janela da tarefa mostra «Assigned to», com «Sent on …» e «Due …». «Reassign» envia a tarefa para outra pessoa; o link anterior para de funcionar. «Unassign» a retira. Se o e-mail falhou, aparece «Assigned, but the email didn't go out. Use Reassign to send it again.»
Lembretes
Todo dia às 08:00 UTC, cada pessoa recebe um e-mail com as tarefas que vencem amanhã. Às segundas, o e-mail também lista as tarefas atrasadas. Só contam tarefas com prazo ainda não feitas, e ninguém recebe mais de um lembrete por dia.
A página da tarefa para convidados
O link do convidado abre uma página sem login. Ela mostra «From …», o prazo (ou «Was due …»), «Why it matters» e «How to do it».
| Na página | O que acontece |
|---|---|
| «I'm on it» | A tarefa passa para Em andamento no seu quadro. |
| «Mark as done» (com «Note (optional)») | A tarefa passa para Feitas e quem a enviou recebe um e-mail. |
| O link de «feita» do e-mail | Abre «Finished this task? Confirm with one click.» e «Yes, it's done». |
| «Question or note» + «Send» | A nota aparece no «History» da tarefa, do seu lado. |
O rodapé diz «Sent with Rankfender. Only people with this link can see this task.» Um link reatribuído ou removido mostra «This link doesn't work any more». Uma tarefa aceita 30 alterações por hora.
Acompanhar o progresso
O «History» da tarefa mostra quem a atribuiu, cada mudança de status e cada nota. No quadro, o filtro «Person» mostra o que cada membro ou convidado tem. Quando uma tarefa atribuída chega a Feitas, quem a atribuiu recebe um e-mail.
Nota
A página da tarefa e os e-mails ficam em inglês ou francês. Lugares e funções estão em Membros da equipe.